Frederiksberg Provsti arbejder målrettet på at hjælpe sognene til at bruge Folkekirkens Intranet. De er overbevist om, at provstiet spiller en afgørende rolle for at hjælpe ansatte og menighedsrådsmedlemmer i folkekirken til at bruge intranettets mange muligheder for videndeling. Vi har talt med dem om, hvordan de griber opgaven an, og hvad de har fået ud af at gå all in på Folkekirkens Intranet.
Folkekirkens intranet skal være den primære kanal for nyheder og information til ansatte og menighedsrådsmedlemmer i folkekirken. Sådan lyder visionen fra styregruppen bag intranettet. Men det er ikke noget, der sker af sig selv. Frederiksberg Provsti har besluttet at gøre det til en del af sine opgaver at hjælpe ansatte og menighedsrådsmedlemmer til at bruge intranettet.
- Intranettet udfylder et stort behov for at dele viden og overlevere erfaringer i folkekirken. Og til forskel fra tidligere har alle mulighed for at få adgang til det. Det er meget positivt. Men der var ikke afsat ressourcer til at implementere det i sognene, og derfor vurderede vi, at der er brug for, at vi som provsti tager opgaven på os for at få det til at ske i sognene, siger provst Kirsten Jørgensen.
Man kunne ellers frygte, at FIN slet ikke ville blive brugt efter hensigten, mener hun.
Provstiudvalget bakkede op om tanken, og det blev besluttet, at Espen Bock Andersen, provstikoordinator i Frederiksberg Provsti og provstisekretær Louise Bates skulle bruge arbejdstid på at tage sig af opgaven.
Implementering kræver tid og forarbejde
Inden Espen Bock Andersen og Louise Bates byggede strukturen for provstiets grupperum, gjorde de et grundigt forarbejde: Hvordan ser vores organisation ud i provstiet? Hvilke grupperum skal etableres, hvem skal have adgang til hvad og med hvilke beføjelser?
- Vi var nødt til at have overblik over organisationen og behovene for videndeling, før vi kunne gå i gang med at opbygge strukturen. Det har været en kæmpe hjælp, at vi gjorde så grundigt et forarbejde, og det har vist sig at fungere virkelig godt.
De har brugt ca. 100 timer på at planlægge, opbygge og udrulle provstiets rum for sognene, men i det er også medregnet, at de under udrulningen tilbød at tage ud og hjælpe de enkelte menighedsråd hos dem.
- Vi tilbød at tage ud og hjælpe folk helt håndholdt, når de havde modtaget invitationen til at deltage i et grupperum. Hvordan de sagde ja til invitationen, hvordan de navigerer i grupperummene etc. Og vi er slet ikke i hus endnu. Der skal gøres en vedvarende og fortsat indsats for at hjælpe folk med at bruge intranettet.
Intranettet sikrer overblik og effektiv videndeling
Frederiksberg Provsti har erfagrupper for alle faggrupper og for menighedsrådets centrale roller. Her havde flere givet udtryk for hvor vanskeligt det er at overlevere og dele viden og i det hele taget at have alle vigtige informationer samlet ét sted.
- Med intranettet har vi fået mulighed for at etablere det ene sted, hvor al viden kan være tilgængelig. Vi betragter det som en kæmpe fordel og glæder os til at se, hvordan det fungerer, når nu de nye menighedsråd tiltræder. Det er jo i virkeligheden dér, intranettet og vores måde at organisere og implementere det på, skal stå sin prøve, siger Espen Bock Andersen.
Provstiet betaler licens for alle
Oprindeligt gav det nye intranet alle menighedsrådsmedlemmer adgang til den lukkede del af intranettet. Men efter en genforhandling af kontrakten mellem Folkekirkens IT og Microsoft har hvert menighedsråd kun fået to licenser. I Frederiksberg Provsti har provstiudvalget besluttet i en opstartsperiode at betale licensen for alle, både ansatte og menighedsrådsmedlemmer.
- Vi vurderede, at det var afgørende at få alle med fra begyndelsen. Derfor besluttede provstiudvalget heldigvis, at provstiet ville betale licenser til alle. Hvis kun udvalgte faggrupper og rolleindehavere havde adgang, havde vi svært ved at se, at ideen om at gøre intranettet til knudepunkt for al kommunikation skulle kunne blive til virkelighed, siger Espen Bock Andersen.
Gode råd til provstier, der vil styrke brugen af intranettet i deres provsti
+ Betragt det som en vedvarende opgave at motiver og hjælpe sognene med at bruge intranettet
+ Lav et overordnet grupperum for alle i provstiet og derudover grupperum til alle grupper og udvalg i provstiet, der har behov for at dele dokumenter og viden med hinanden
+ Gør indretningen af de enkelte grupperum enkel og brug den samme struktur for alle grupperum
+ Sæt intranettet på dagsordenen ved alle møder i provstiudvalg, erfagrupper etc.
+ Gør en særlig indsats for at hjælpe de nye menighedsråd i gang.
Ring til Frederiksberg Provsti
Har du spørgsmål til, hvordan Frederiksberg Provsti arbejder med at hjælpe ansatte og frivillige til at bruge intranettet?
Ring eller skriv til Espen Bock Andersen, provstikoordinator i Frederiksberg Provsti:
4224 2951 / esba@km.dk