Om kort tid er der valg til menighedsrådet, og i den forbindelse er det vigtigt at sikre en god overlevering til det næste menighedsråd. Det er derfor vigtigt at kende Kirkeportalen.
Den 17.september er der landet over valg til menighedsråd. Alle menighedsråd bør forud for valget gennemgå alle menighedsrådets dokumenter og sikre, at alle relevante dokumenter og bilag gemmes i Kirkeportalen.
Kirkeportalen er en fælles indgang på intranettet til data, funktioner og programmer, som bruges af menighedsråd, provstier og stifter m.fl.
I har adgang til Kirkeportalen via Folkekirkens Intranet (FIN), hvor portalen findes under ”Systemer”. Kirkeportalen kan også findes via dette link Folkekirkens Kirkeportal (kirkenettet.dk).
Udover at man benytter Kirkeportalen i forbindelse med aflevering af budget og regnskaber, er Kirkeportalen oplagt til at gemme alle øvrige dokumenter, som oprettes og benyttes i menighedsrådet. Det kan fx være beslutningsprotokoller, oplysninger om løn og personale, byggesager, gravstedsaftaler og sager fra kirkegården.
Ved at benytte dette link Generelt om Kirkeportalen – IT-supportforum (kirkenettet.dk), kan I få mere vejledning om indholdet i Kirkeportalen og se et webinar om, hvordan portalen benyttes.
Ved at benytte dette link 1. Dokumentarkiv – IT-supportforum (kirkenettet.dk), kan I læse mere om, hvordan dokumentarkivet er opbygget – og hvordan I tilpasser det på en måde, der passer til jer. Kort sagt er der ”Eget arkiv” med 9 forskellige mapper og ”Fortroligt arkiv” med 2 mapper. Brug det fortrolige arkiv til dokumenter af fortrolig karakter.
Valg forude!
Op til menighedsrådsvalget er det oplagt, at menighedsrådet gennemgår alle sine dokumenter og sikrer, at alle relevante dokumenter og bilag gemmes i Kirkeportalen.
Menighedsrådet skal være opmærksomt på, at arkivpligten ofte hænger sammen med andre bestemmelser, fx regnskabs- og bogføringsbestemmelser. Når man har opfyldt disse regler, og dokumenterne ikke længere er relevante, skal menighedsrådet sikre sig, at dokumenterne bortskaffes på forsvarlig vis.
Menighedsrådet skal være særligt opmærksomt på dokumenter, der er tilknyttet ansættelses- og personalesager eller andre sager, der indeholder mange personoplysninger. Det er således vigtigt at være opmærksom på de regler, der følger af GDPR.
Er I i tvivl, så kan I kontakte jeres lokale stift for at få yderligere vejledning. Se kontaktinfo under 'Kontakt' her på siden.
For at få hjælp til brug af Kirkeportalen, skal der rettes henvendelse til IT-supporten. Find kontaktinfo her